各二級(jí)學(xué)院：
   按照學(xué)校有關(guān)會(huì)議要求，9月7日—9日三天為今年學(xué)校集中迎新時(shí)間。為順利做好新生高中檔案移交進(jìn)館工作，確保完整、安全和有序，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
   一、高中檔案是大學(xué)檔案不可或缺的重要組成部分，也是學(xué)生通過(guò)就讀獲取學(xué)歷學(xué)位的原始支撐，更是其未來(lái)畢業(yè)走向社會(huì)就業(yè)的身份憑證。各院參與迎新的學(xué)校工作人員必須從思想上深刻認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案對(duì)其人生發(fā)展和事業(yè)生涯的極端重要性，一切從關(guān)心關(guān)愛(ài)學(xué)生出發(fā)，以高度的責(zé)任心和一絲不茍的嚴(yán)實(shí)精神做好學(xué)生高中檔案接收工作。
   二、按照學(xué)校通行慣例，新生高中檔案必須由學(xué)校檔案館集中統(tǒng)一管理。檔案館接收新生高中檔案主要通過(guò)以下三種途徑和渠道：
   1、新生入學(xué)報(bào)到注冊(cè)時(shí)自帶的紙質(zhì)高中檔案，現(xiàn)場(chǎng)交給所在學(xué)院注冊(cè)登記工作的專門(mén)接收人員。待入學(xué)教育和新生班級(jí)穩(wěn)定后，由各院統(tǒng)一歸整，再集中向檔案館移交。
   2、凡由生源地直接寄往我校檔案館的新生高中檔案（紙質(zhì)），檔案館一定會(huì)妥善保存于專用庫(kù)房，待各院批量移交檔案進(jìn)館后一起按班級(jí)歸類匯總，排列上架，并納入系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理。期間若各院因入學(xué)資格審查需要，可直接來(lái)館閱檔室當(dāng)場(chǎng)查閱。
   3、凡由生源地發(fā)往我校的電子版高中檔案（一般是指江蘇、山西、廣西等三省區(qū)），由學(xué)校招就處安排專人統(tǒng)一接收并轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文檔，再集中向檔案館移交。
   三、各院在統(tǒng)籌安排迎新報(bào)到注冊(cè)時(shí)，務(wù)必要將接收學(xué)生高中檔案納入工作流程，并在相關(guān)程序表中區(qū)分以上三種情況，問(wèn)清學(xué)生一人一檔一情況，做好詳細(xì)登記和統(tǒng)計(jì)，不得遺漏和錯(cuò)登。對(duì)一時(shí)不能提交高中檔案的，要在第一時(shí)間明確告知當(dāng)事學(xué)生和家長(zhǎng)，盡早盡快找生源地學(xué)校補(bǔ)救。
   四、特別提醒今年剛?cè)肼毜?018級(jí)新生輔導(dǎo)員，要吃透本通知要領(lǐng)，如遇工作疑惑可向有經(jīng)驗(yàn)的帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和老師現(xiàn)場(chǎng)請(qǐng)教，也可向檔案館馬老師電話咨詢（3590742或689228）。
    五、以上通知，望切實(shí)執(zhí)行。
 
 
   湖北文理學(xué)院檔案館
    2018年9月4日